Se sua empresa trabalha com transporte ou logística, é hora de se preparar para o fim do Emissor gratuito de Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico, que deixará de receber atualizações a partir do dia primeiro de outubro de 2018.
Seguindo o mesmo caminho dos emissores gratuitos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) disponíveis pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), chegou a vez do emissor de Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e) ser descontinuado. Isso porque, ainda em março deste ano, a Secretaria da Fazenda anunciou que não fará mais atualizações no emissor a partir do dia primeiro de outubro de 2018. Após essa data, não será mais possível realizar o download da ferramenta e os programas já baixados não receberão novas atualizações. Com a frequente mudança nas normas de emissão, assim que uma nova exigência for lançada para a emissão do MDF-e, esse emissor deixará de funcionar. Por isso, é importante estar preparado e evitar problemas e multas.
A obrigatoriedade entrou em vigor ainda no ano de 2017, para empresas do Regime Normal e também para as optantes pelo Simples Nacional. O Manifesto deve ser registrado pelo emitente da NF-e sempre que houver transporte intermunicipal de bens ou mercadorias, realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas e pelo o emitente de CT-e, no transporte intermunicipal de carga.
Como o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico é um documento exigido pela Secretaria da Fazenda com a função de registrar as operações de transporte de forma completa, a mudança afeta todas as empresas que transportam mercadorias próprias (vinculada a NF-e) ou aquelas que realizam operações através de transportadoras (com o vínculo de CT-e), para transporte de carga para terceiros.
Esse documento demonstra o resumo da operação de transporte, em que são informados os dados do veículo, dados do motorista, local de origem, local de destino e os documentos vinculados (CT-e ou NF-e). Porém, é importante ressaltar também que neste documento não há incidência de impostos, por já estarem inclusos no CT-e ou na NF-e.
Com o MDF-e, a fiscalização é facilitada e também simplificada, por reunir todas as informações referente à carga que está em trânsito em um único documento digital. O arquivo colabora para reduzir o tempo de fiscalização nas vias já que o MDF-e pode ser consultado de forma online, refletindo diretamente na diminuição dos prazos de entrega e também evitando atrasos.
Razões para levar a extinção dos emissores gratuitos
Assim como os outros emissores, o fim do emissor MDF-e é justificado pelo baixo percentual de empresas que utilizam esses serviços gratuitos. Conforme dados divulgados pela SEFAZ, cerca de 93% de todas as emissões são feitas por sistemas pagos, que também oferecem, entre outras funcionalidades, as emissões de Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico.
A migração para esses sistemas mostra como as limitações dos sistemas gratuitos afetam as empresas.
Veja outras razões para o abandono da ferramenta do Sefaz:
• Emissão de um único documento sem integração das informações com CT-e e NF-e – deixa de corresponder às necessidades de controle e gestão das transportadoras;
• Emissão manual – processo que toma muito tempo do usuário;
• Uso do emissor sem orientações ou suporte;
• Impossibilidade de arquivar os XMLs – é necessário guardar esses arquivos durante o prazo mínimo de 5 anos, contados a partir da sua emissão;
• Necessidade de baixar o programa – pode ser uma porta de entrada para vírus, tornando as informações vulneráveis e gerando o risco de danificar permanentemente o computador do usuário. Outros problemas na máquina também podem interromper a operação da empresa e também comprometer as informações de transporte de forma definitiva, caso forem perdidas.
Com tantas dificuldades, as empresas passaram a contratar softwares para a emissão desses documentos, o que trouxe vantagens competitivas.
Por se tratarem de sistemas completos, sistemas como o Group são capazes de emitir vários documentos e cruzar informações em uma única plataforma, agregando funções complementares.
Mesmo sendo fácil de utilizar, essas empresas oferecem suporte especializado para guiar o usuário no melhor aproveitamento da ferramenta, além de garantir atualizações contínuas.
Outras vantagens estão na personalização das características dos sistemas, que podem se adequar ao cenário de cada empresa, o que não é possível nos emissores gratuitos.
Logo, as empresas de transporte ou que trabalham com logística veem como vantagem a contratação de softwares, como o Group, para facilitar as rotinas empresariais, indo além do controle do transporte.
Mais vantagens com a migração
A necessidade de migrar para um emissor integrado pode impulsionar as empresas a estarem mais organizadas e automatizadas, com reflexo direto na sua eficiência.
Assim, pesquisar e escolher o sistema mais adequado ao negócio se faz necessário, além de ser um passo para a inovação da empresa. Em 2018, estar integrado tecnologicamente tornou-se uma exigência de mercado.
O Group é um sistema de gestão completo que entrega os emissores MDF-e, CT-e, CT-oS e NF-e para facilitar todo controle de transporte, além de outros módulos que podem ser combinados para a gestão da empresa.
Com acesso totalmente online, utilizado através de navegadores de internet, ele auxilia na segurança das informações, já que todos os dados são salvos na nuvem.
Sem contar que sistemas de gestão modulares, como o Group, ajudam a reduzir custos por poderem ser contratados de forma segmentada, em que o contratante pode aderir somente aos módulos realmente necessários para seu tipo de negócio.
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